一、高度重视,常抓不懈
一是领导高度重视。领导班子高度重视,始终将机关公文处理工作当作重要工作抓紧抓好。经常过问、指导公文处理工作,主动向文秘人员教办法、传经验,及时帮助解决工作中的困难和问题,提出指导意见,为公文处理工作指明方向。二是充实工作力量。局党组书记、局长亲自分管办公室工作,今年新增加两名优秀年轻干部充实到办公室,为公文处理工作顺利开展提供了保障。三是强化工作保障。在经费投入和添置现代办公设备上优先满足办公室需要,为办公室配置电脑5台、打印机3台,开通党政网、互联网,安装保密系统软件,做到专机专用,基本实现了办公自动化。四是狠抓制度落实。凡是上级关于公文处理的规定和要求都不折不扣地抓好落实。积极组织文秘人员集中学习并熟练掌握市委办、市政府办公文代拟、公文运转处理、批办件办理、请示报告报送等流程,为高水平、高质量开展工作奠定了坚实基础。
二、完善制度,规范程序
一是坚持文件签收制度。坚持每周二、周四派专人到文件交换站签字领取中省市文件,电子公文无论是急件,还是普通件,都始终做到随到随收。二是严格发文办理制度。认真贯彻落实党政机关公文处理条例、党政机关公文格式以及我市关于提高公文处理质量的系列规章制度,结合我办实际,制定公文运转流程,对各个环节的职责要求进行明确,保证公文处理工作运转顺畅、衔接有序。坚持领导核稿制度,对公文体式、格式和文印标准等进行最后把关,切实提高文件质量。三是严格收文办理制度。办公室收到上级公文后,严格按照签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序及时办理,确保收文的高效运转、按时办理。对涉密公文,办公室明确了1名专职人员专门负责运转、催办等事项。严格落实涉密公文归档、保密、管理,按规定要求和时限清退涉密文件,确保国家秘密安全,无丢失、泄密问题发生。四是实行责任追究制度。全方位实行公文处理工作目标责任制,将公文质量作为衡量工作实绩及年度评先树优的主要依据,从而不断增强公文办理人员的工作责任感和压力感。
三、快捷高效,精益求精
一是大力精简文件。严把发文关口,切实提高发文质量,减少发文数量,严控文件内容、篇幅,提倡少发文,发短文。用好用活全市公文交换中心大平台,最大限度地减少下发纸质公文数量,提高公文传输接送的效率,最大限度地节约资源和成本。二是及时整理归档。严格公文存档、立卷规定,每年年初对上年文件进行整理归档,根据文件相互的联系、特征和保存价值分类整理,不缺项、不漏页,保证档案的齐全、完整,及时移交相关部门。三是始终精益求精。牢固树立“公文处理无小事”理念,严格按照不拖、不粗、不懒、不松、不满的“五不”工作要求,始终保持良好的精神状态和高昂的工作热情,谨慎细致,快捷高效,精益求精,进一步提高我办公文处理的质量和效率。
四、加强培训,提高素质
一是加强人员培训。采取专题学习与自学的方式,认真学习《中国共产党机关公文处理条例》、省委办公厅《规定》和《国家行政机关公文处理办法》等政策法规,不断强化公文办理人员公文处理工作的规范化、法制化意识。二是加强业务交流。定期组织公文处理工作人员开展业务学习和经验交流,邀请友好单位业务能手介绍工作经验,共同对公文处理工作中有关业务知识、疑难问题进行学习研讨,达到共同学习、共同提高的目的。三是加强写作锻炼。坚持每周四“集中学习日”制度,组织全体文秘人员认真学习中省市领导重要讲话材料、重要文件、重大政策、法律法规等,促使他们熟悉大政方针政策,熟悉公文常用文体结构、常用语言格式等,加强文秘人员信息、调研材料等的写作锻炼,进一步打牢他们的文字功底。
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