一、档案整理、修裱、数字化和档案信息化服务外包过程中的安全管理情况
我局现有档案6494件,其中保管期限10年的有3923件、30年的有2220件、永久的有351,照片档案有4卷,会计档案有128件,案件档案有134卷,年前的照片档案及年永久卷已移交市档案馆保存。
我局文书档案的收集、归档均严格按照《档案法》要求进行,文书档案归档严格按照文书档案保管期限标的划分进行收集、整理、归档。并将文书档案进行数字化挂接,争取做到纸质和电子文档并存,对无电子文档的文书档案,我局采取扫描及照相的方式进行挂接。
因我局成立的时间不长,短、中、长期、永久档案卷不多,(年度久远的档案,如:年前的短期档案,已申报市档案局进行销毁;永久卷已移交至市档案馆保存,基建档案也已交由市城建档案馆代管),没有破损的档案,故不存在修裱的情况。
我局的文书档案无涉密级档案,上级单位下发的涉密文件,都进行了整理清退,文书档案大都由档案人员进行归档和数字化挂接,因此我局文书档案等均未交由服务公司承包。
二、档案保管、利用及库房安全情况
保证文件资料在收集过程中完整,按时归档,卷内实体内容与目录相符。
每年进行文件资料的清查,积极与各处室联系,及时将处理完的文件资料进行收集整理归档,各门类、各专业的档案实体均由档案室统一管理。
认真做好档案查阅、利用、归还登记制度,保证档案的完整性。
我局是新建办公楼,档案库房也为新建,为确保各类档案的安全,我局购配置了新的档案柜及声像档案防磁柜、除湿机等设施设备,做好检查笔录。落实了档案管理安全责任制。认真做好档案室温湿度记录,做好电子、文书等各种档案的保密工作,定期对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查。
通过此次自检自查,我局上下增强了档案安全意识,牢固树立了安全防范意识。
今后,我局将继续按照此次检查的精神和要求,把档案安全体现在实际工作中,落在实处,认真的坚持下去,时刻确保档案的安全和完整。
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